De combien d'espace de bureau ai-je besoin ? (Calculatrice et normes par personne) (2023)

Lechercher un nouveau bureaucommence par une étape essentielle : estimer correctement la quantité d'espace dont votre entreprise a besoin. Mais comment savez-vous quel est ce numéro? Et par où commencer ?

Chez AQUILA, nous recevons cette question tous les jours. Nos spécialistes de la représentation des locataires ont aidé des centaines de clients à estimer leurs besoins en espace de bureau. Nous les aidons à planifier l'espace dont ils ont besoin maintenant et à anticiper leurs besoins d'espace pour l'avenir en fonction de leur croissance projetée.

Lire la suite :Comment trouver un espace de bureau par vous-même et pourquoi vous ne devriez pas

Dans cet article nous vous expliquerons :

Quelles sont les allocations carrées moyennes par employé
Comment planifier sa croissance
Comment calculer vos besoins en espace de bureau

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Commençons!

Déterminez combien d'espace vous voulez par employé

Pour comprendre de combien d'espace vous aurez besoin par employé, vous devrez visualiser votre futur espace de bureau. Imaginez-le dans votre esprit. Posez-vous ces questions :

Voulez-vous maximiser l'espace dont dispose chaque employé ou voulez-vous mettre autant d'employés que possible dans l'espace ?
Envisagez-vous d'avoir beaucoup de bureaux individuels ou des espaces ouverts avec des employés dans des cubes ou des postes de travail ?
Chaque employé a-t-il besoin d'un bureau individuel ou le partage est-il possible ?
Combien de personnes seront au bureau à temps partiel ? En permanence?
Combien d'employés à distance aurez-vous ?
De quel type d'espace chaque service a-t-il besoin pour travailler efficacement ?
Quel est l'objectif opérationnel que l'entreprise souhaite atteindre avec l'espace ?

Maintenant que vous avez une image dans votre tête, convertissons cette vision en quelques chiffres.

Lequel de ces éléments correspond le mieux à l'image de ce que vous voyez dans votre tête ?

Haute densité(80 à 150 pieds carrés par employé) : sièges ouverts majoritaires avec des rangées de petits bureaux. Peut avoir quelques bureaux privés. Souvent vu dans les entreprises qui abritent de nombreuses équipes différentes dans le même espace, ainsi que pour les bureaux de vente, de technologie, de coworking ou de support client.
Densité moyenne(150 à 250 pieds carrés par employé) : mélange de cube ouvert ou d'espace de bureau et de bureaux privés. Aménagement traditionnel des bureaux.
Spacieux(250 à 500 pieds carrés par employé) : La majorité de l'espace se compose de grands bureaux privés. Historiquement vu dans les cabinets d'avocats.

Pour estimer l'espace dont vous avez besoin pour votre prochain bureau, multipliez le nombre d'employés par le nombre de pieds carrés par employé qui correspond le mieux à vos besoins de densité.

Par exemple, une entreprise de 25 personnes avec des besoins d'espace moyens aurait besoin d'environ 6 250 pieds carrés (25 personnes x 250 pieds carrés par employé). Gardez à l'esprit que ce nombre ne tient pas compte de la croissance future, mais nous aborderons plus en détail ce sujet plus loin dans cet article.

Déterminer comment cet espace est divisé

Lorsque l'on regarde les pieds carrés par employé, la superficie en pieds carrés de la zone commune est incluse. Ainsi, dans un bureau moyen, les 250 pieds carrés ne seront pas tous consacrés au lieu de travail de l'employé, mais plutôt un pourcentage de cette superficie sera consacré aux salles de conférence, aux zones de pause et aux espaces communs. Dans les entreprises avec des bureaux privés, les employés avec des bureaux privés obtiendront une plus grande part de l'espace total que ceux des cubes ou des postes de travail.

Dans cette section, nous expliquerons combien d'espace vous devriez prévoir de consacrer aux espaces communs et aux salles de conférence et fournirons une estimation du nombre de pieds carrés dont vous aurez besoin pour les éléments individuels du bureau.

Espaces communs et salles de conférence

Comment décririez-vous les espaces communs de votre espace ? Sont-ils vastes - comprenant de nombreuses salles de conférence et un grand coin cuisine ou sont-ils minimes avec une seule salle de conférence et peut-être une salle de pause ?

La conception proactive des espaces communs est importante, car elle peut influencer le flux de circulation dans un bureau. De plus, cela peut affecter le sens du travail d'équipe et de l'unité dans un bureau et peut même altérer la productivité des employés.

Réfléchissez aux valeurs que vous aimeriez que vos espaces communs communiquent et où son agencement offre des opportunités de socialisation. Il est courant que l'espace disponible soit une grande limitation lors de la conception des espaces communs de votre bureau. Si votre entreprise dispose d'un espace limité pour les espaces communs ou d'une petite empreinte globale, il serait judicieux de planifier davantage de zones à usage mixte, afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de la superficie limitée en pieds carrés.

En règle générale, plus l'espace de bureau est dense, plus le pourcentage de votre espace de bureau global qui devrait être consacré aux espaces communs est important.

En effet, les entreprises dont les employés travaillent principalement dans des environnements de bureaux ouverts ont généralement besoin de plus de salles pour des réunions et des sessions de travail privées, y compris des salles téléphoniques et des salles de réunion plus petites, ainsi que des salles de conférence plus grandes et des espaces de travail communs.

De combien d'espace de bureau ai-je besoin? (Calculatrice et normes par personne) (2)

Les bureaux plus denses comportent souvent de grands espaces collaboratifs permettant aux employés de travailler ensemble, de réfléchir et de se détendre.

Pour ces bureaux plus denses, il est typique de voir une salle de conférence pour 10 employés. Cela signifie qu'un bureau de 50 personnes aurait besoin de cinq salles de conférence, de postes de travail privés et/ou d'espaces communs.

Pour les bureaux plus traditionnels, avec 250 à 300 pieds carrés par employé, vous aurez besoin de moins d'espaces de travail communs. Le ratio typique serait ici d'une salle de conférence pour 20 employés. À cette densité, un bureau de 50 personnes n'aurait besoin que de deux ou trois salles de conférence.

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Les grandes salles de conférence comme celle-ci sont importantes pour les entreprises qui présentent souvent aux clients ou qui organisent de grandes réunions d'équipe.

Taille estimée des éléments de bureau

Très bien, vous avez donc une image dans votre tête de la façon dont vous voulez généralement que votre bureau ressemble. Il peut être très efficace avec de nombreux espaces communs pour la collaboration, ou il peut s'agir d'un agencement plus traditionnel avec des bureaux privés et une poignée de salles de conférence.

Vous avez une vision de la réception, des cabines, des bureaux, de la salle de conférence, de la salle de repos, etc. Mais combien d'espace ces espaces occupent-ils réellement ? Aurez-vous assez d'espace pour aménager tous les espaces communs dont vous avez besoin ?

Les chiffres ci-dessous devraient vous donner une idée des tailles typiques des différents types de zones de travail dans votre espace de bureau global :

Grand bureau privé ou partagé : 200 à 400 pieds carrés
Bureau privé ou partagé moyen : 150 à 250 pieds carrés
Petit bureau privé : 90 à 150 pieds carrés
Postes de travail en espace ouvert : 60 à 110 pieds carrés par employé
Zones de groupe de travail : 80 à 100 pieds carrés par employé

Voici quelques chiffres estimés pour vous aider à avoir une idée de l'espace consommé par certains aspects d'un environnement de bureau et pour vous aider à calculer l'espace dont vous avez réellement besoin :

Salle de conférence : 50 pieds carrés + 25 pieds carrés par personne assise
Zone de réception : 100 à 200 pieds carrés par personne en attente
Salle à manger/pause : 75 pieds carrés + 25 pieds carrés par personne assise
Halls/couloirs dans l'espace : 20 % à 30 % de la surface utilisable totale
Salle du courrier : 125 pieds carrés
Salle de dossiers : 200 pieds carrés

De plus, interroger les employés avant de créer votre plan de bureau peut révéler des besoins potentiels que vous avez peut-être manqués et qui pourraient entraîner une augmentation de la productivité ou du moral des employés.

Planifier la croissance future

Lorsque vous déterminez la quantité d'espace de bureau dont vous avez besoin, il est essentiel de planifier la croissance. Si vous ne planifiez pas de croissance future, vous pourriez vous retrouver à court d'espace après avoir embauché de nouveaux employés, et le déménagement des bureaux peut coûter cher.

Les frais de résiliation anticipée d'un bail combinés aux coûts de recherche et de déménagement des bureaux ne sont pas bon marché. Pour cette raison, il peut être avantageux d'ajouter 10 % à 20 % à la superficie totale que vous avez calculée pour tenir compte de la croissance future. Intégrer votre croissance anticipée vous aide à développer votre activité sans interruptions coûteuses.

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Certaines questions nécessaires que vous devez vous poser lorsque vous pensez à l'avenir sont les suivantes :

Quelle durée de bail serait appropriée? Et quelle croissance des employés le bail devrait-il soutenir ?
Est-ce que je m'attends à ajouter du personnel au cours des 12 à 24 prochains mois ?
Sur quelle période de temps vais-je ajouter le personnel ?
Quel genre de personnel vais-je ajouter, exécutif, administratif ou commercial ? Différents types d'employés auront besoin de différentes quantités d'espace

Lorsque vous réfléchissez à l'avenir de votre bureau, il est important de tenir compte de l'évolution des styles de travail des employés. L'anticipation et la flexibilité sont essentielles pour décider de la quantité d'espace de bureau par personne et du type d'environnement que vous souhaitez créer.

Un représentant locataire avisé peut vous aider à analyser la croissance prévue de votre entreprise et vous aider à planifier cela dans votre analyse des besoins.

Pour en savoir plus sur la façon dont un représentant locataire peut vous aider lors du processus de sélection de bureaux, lisez notre article7 avantages d'embaucher un courtier en représentation de locataires.

Prochaines étapes

Une fois que vous avez visualisé votre nouvel aménagement de bureau, vous pouvez obtenir une estimation de l'espace dont vous avez besoin grâce à notre outil gratuitCalculateur d'espace de bureau.

Notre calcul est dérivé d'une formule soigneusement conçue qui pondère le nombre d'employés, la quantité d'espace souhaitée pour chaque employé et l'utilisation des espaces communs.

La projection finale devrait vous donner un bon point de départ dans votre recherche d'un nouvel espace de bureau.

Bien que ce calculateur vous fournisse une estimation de la quantité d'espace dont votre nouveau bureau a besoin, il est basé sur les normes de l'industrie et n'est pas destiné à servir d'évaluation définitive. Nous vous recommandons vivement de faire appel à l'expertise deun de nos courtiers, qui pourra parler directement avec vous de vos besoins spécifiques et des meilleures façons de répondre à ces besoins sur le marché.

Si vous êtes prêt à commencer votre recherche d'espace de bureau, lisez notreGuide ultime pour trouver un espace de bureau.

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